Отдел делопроизводства

Руководитель отдела:       ГАВРИЛОВА Марина Владимировна

Занимаемая должность:   заведующий канцелярией

каб.231, раб. тел./факс 8(8453) 44-36-22,  эл.адрес: balakovopolytech@mail.ru

        Отдел делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением ГАПОУ СО «Балаковский политехнический техникум».
    В своей деятельности Отдел делопроизводства руководствуется Федеральным законом от 29.12.2012 г. №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Минобрнауки РФ от 14.06.2013 г. №464 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам среднего профессионального образования»; Конституцией РФ; Положением о ГАПОУ СО «БПТ»; приказами и указаниями министерства образования Саратовской области по вопросам делопроизводства; Федеральным Законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»; Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Уставом ГАПОУ СО «БПТ»; Инструкцией по делопроизводству в ГАПОУ СО «БПТ» и Положением об архиве.

    Основными задачами Отдела делопроизводства являются:

• постановка и осуществление делопроизводства в техникуме;
• организация учета и регистрации поступающей и отправляемой, а также внутренней корреспонденции;
• обеспечение контроля за своевременным исполнением распорядительных документов руководства техникума, вышестоящих органов и иных документов в соответствии с резолюциями руководства техникума.
• организация подготовки к передаче законченных делопроизводством документальных материалов структурных подразделений в архив техникума и на государственное хранение.

    В целях реализации возложенных на Отдел задач он осуществляет:

• постановку и совершенствование делопроизводства в техникуме;
• организацию правильного приема и отправки корреспонденции, ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;
• ознакомление сотрудников техникума с распорядительными документами;
• обработку поступающей корреспонденции, распределение ее для доклада директору и по структурным подразделениям, ведение ее учета и регистрации. Передачу документов на исполнение и ознакомление в соответствии с резолюцией директора техникума. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и правильным их оформлением;
• организацию работы по формированию, учету, исполнению и хранению документальных материалов текущего архива Отдела. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
• регистрацию приказов по основной деятельности, личному составу студентов техникума, а также распоряжений;
• разработку номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству в техникуме;
• контроль за своевременной сдачей материалов структурного подразделения в архив техникума;
• разработку и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства, практических рекомендаций по рациональной организации документооборота в техникуме;
• обеспечение размножения служебных документов структурных подразделений техникума с использованием множительной техники. Обеспечение ее эффективного и безопасного использования. Организацию текущего и профилактического ремонта техники, своевременной подачи заявок на получение расходных материалов;
• участие в подготовке созываемых директором производственных совещаний;
• реализацию мероприятий по защите информации, составляющей служебную тайну;
• соблюдение и исполнение Федерального Закона от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных».

    Отдел делопроизводства работает со всеми структурными подразделениям техникума, осуществляет помощь в соответствии с заданными функциями.

     Если Вы являетесь выпускником техникума и утратили свой диплом (приложение к диплому) - вы можете получить дубликат документа. Для этого необходимо написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата в связи с утерей (Образец заявления).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома. Обращаем Ваше внимание, что заявление пишется лично заявителем от руки. Получить готовый диплом (приложение к диплому) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).

В случае обнаружения ошибки в дипломе (приложении к диплому) необходимо:

1) Написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата диплома (приложения к диплому) в связи с ошибкой (Образец заявления).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома (приложения к диплому).
2) Предоставить заявление и оригинал диплома (приложения к диплому) в приемную директора (каб.231).

Получить готовый диплом (приложение) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).

В случае порчи диплома (приложения к диплому) - обгорел, залит жидкостью, порван, разрисован и т.п., необходимо:

1) Написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата диплома (приложения к диплому) в связи с порчей (Образец заявления).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома (приложения к диплому).
2) Предоставить заявление и оригинал диплома (приложения к диплому) в приемную директора (каб.231).

Получить готовый диплом (приложение к диплому) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).