ГАПОУ Саратовской области «Балаковский политехнический техникум». Отдел делопроизводства

Руководитель отдела: КОСТЮКОВА МАРИНА ВИКТОРОВНА, в техникуме работает с 1997 года

Занимаемая должность: заведующий канцелярией

каб.231, раб. тел./факс (8453) 44-36-22, эл.адрес: balakovopolytech@mail.ru

Отдел делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением ГАПОУ СО «Балаковский политехнический техникум».
В своей деятельности Отдел делопроизводства руководствуется Федеральным законом от 29.12.2012 г. №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Минобрнауки РФ от 14.06.2013 г. №464 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным программам среднего профессионального образования»; Конституцией РФ; Положением о ГАПОУ СО «БПТ»; приказами и указаниями министерства образования Саратовской области по вопросам делопроизводства; Федеральным Законом от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных»; Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Уставом ГАПОУ СО «БПТ»; Инструкцией по делопроизводству в ГАПОУ СО «БПТ» и Положением об архиве.

Основными задачами Отдела делопроизводства являются:

постановка и осуществление делопроизводства в техникуме;
организация учета и регистрации поступающей и отправляемой, а также внутренней корреспонденции;
обеспечение контроля за своевременным исполнением распорядительных документов руководства техникума, вышестоящих органов и иных документов в соответствии с резолюциями руководства техникума.
организация подготовки к передаче законченных делопроизводством документальных материалов структурных подразделений в архив техникума и на государственное хранение.

В целях реализации возложенных на Отдел задач он осуществляет:

постановку и совершенствование делопроизводства в техникуме;
организацию правильного приема и отправки корреспонденции, ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции;
ознакомление сотрудников техникума с распорядительными документами;
обработку поступающей корреспонденции, распределение ее для доклада директору и по структурным подразделениям, ведение ее учета и регистрации. Передачу документов на исполнение и ознакомление в соответствии с резолюцией директора техникума. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и правильным их оформлением;
организацию работы по формированию, учету, исполнению и хранению документальных материалов текущего архива Отдела. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации;
регистрацию приказов по основной деятельности, личному составу студентов техникума, а также распоряжений;
разработку номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству в техникуме;
контроль за своевременной сдачей материалов структурного подразделения в архив техникума;
разработку и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства, практических рекомендаций по рациональной организации документооборота в техникуме;
обеспечение размножения служебных документов структурных подразделений техникума с использованием множительной техники. Обеспечение ее эффективного и безопасного использования. Организацию текущего и профилактического ремонта техники, своевременной подачи заявок на получение расходных материалов;
участие в подготовке созываемых директором производственных совещаний;
реализацию мероприятий по защите информации, составляющей служебную тайну;
соблюдение и исполнение Федерального Закона от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных».

Отдел делопроизводства работает со всеми структурными подразделениям техникума, осуществляет помощь в соответствии с заданными функциями.

Если Вы являетесь выпускником техникума и утратили свой диплом (приложение к диплому) - вы можете получить дубликат документа. Для этого необходимо:

1) Написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата в связи с утерей (образец прилагается).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома. Обращаем Ваше внимание, что заявление пишется лично заявителем от руки.
2) Дать объявление в газету об утере диплома (приложения к диплому).
Примерный текст объявления:
Диплом серии ____ № _____ на имя Иванова Ивана Ивановича Балаковского политехнического (химико-технологического) техникума считать недействительным в связи с утерей.
В случае если не сохранилось копии диплома, реквизиты (серию и номер) можно уточнить в канцелярии (каб.231).
3) Предоставить заявление и газету с опубликованным объявлением в приемную директора (каб.231).

Получить готовый диплом (приложение к диплому) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).

В случае обнаружения ошибки в дипломе (приложении к диплому) необходимо:

1) Написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата диплома (приложения к диплому) в связи с ошибкой (образец прилагается).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома (приложения к диплому).
2) Предоставить заявление и оригинал диплома (приложения к диплому) в приемную директора (каб.231).

Получить готовый диплом (приложение) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).

В случае порчи диплома (приложения к диплому) - обгорел, залит жидкостью, порван, разрисован и т.п., необходимо:

1) Написать заявление на имя директора техникума о выдаче дубликата диплома (приложения к диплому) в связи с порчей (образец прилагается).
В заявлении необходимо указать свои контактные данные (телефон, эл.почта), чтобы мы имели возможность сообщить Вам о готовности дубликата диплома (приложения к диплому).
2) Предоставить заявление и оригинал диплома (приложения к диплому) в приемную директора (каб.231).

Получить готовый диплом (приложение к иплому) возможно только лично заявителем (либо его доверенным лицом по нотариальной доверенности).

Документы

ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству

ПОЛОЖЕНИЕ об архиве в ГАПОУ СО "БПТ"

Образцы заявлений (заполняются от руки лично заявителем):

О переводе на индивидуальный график обучения

О переводе с очной формы обучения на заочную

О переводе с платной формы обучения на бюджетную

О предоставлении академического отпуска в связи с призывом в ВС РФ

О предоставлении академического отпуска по уходу за ребенком

О смене в учебной документации фамилии в связи с заключением брака